A principios de diciembre de 2024 entró en vigor la nueva ley para el registro de viajeros en España. En concreto, nos referimos al Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, por el que se establecen las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor.
Esta ley afecta directamente a varios subsectores del turismo. Que incluye desde hoteles, apartamentos turísticos, campings y coches de alquiler hasta plataformas de intermediación de servicios turístico también.
Una normativa que ha llegado acompañada de dudas, incógnitas y desconfianza tanto por parte de los profesionales del sector hotelero como de los propios clientes. Y que está marcando un cambio significativo en la forma en que los establecimientos hoteleros gestionan la información de sus huéspedes.
Y, aunque este sistema promete ser más eficiente, seguro y acorde con las exigencias tecnológicas actuales, se ha visto envuelto en una gran polémica desde el minuto uno de su implantación.
Sin duda, se trata de un tema de actualidad que está generando un gran interés y sobre el que ya hemos recibido alguna consulta. Por ese motivo, hoy hemos querido analizar qué implica esta nueva normativa, sus ventajas, desafíos y cómo puede afectar a la industria hotelera.
En qué consiste el registro electrónico de huéspedes
El registro electrónico de huéspedes es un sistema digital obligatorio, que reemplaza los tradicionales formularios en papel, por el que se exige que sean recogidos y facilitados a la Administración una serie de datos sobre los viajeros y alojamiento para cada reserva realizada.
Este mecanismo permite que los hoteles, y plataformas digitales, recopilen y transmitan la información de sus clientes a las autoridades competentes de manera rápida y segura, en cumplimiento con las normativas de protección de datos.
Y, aunque el Real Decreto entró en vigor en enero de 2023, ha tenido un período de adaptación sin sanciones hasta el 2 de diciembre de 2024, fecha desde la que ya es de obligado cumplimiento.
Tal y como indica la ley «el objeto de este Real Decreto es regular las obligaciones de registro documental e información previstas en la normativa de protección de la seguridad ciudadana para las personas físicas o jurídicas que ejerzan, profesionalmente o no, actividades de hospedaje o alquiler de vehículos a motor sin conductor» (puede consultar aquí el texto completo que aparece en BOE).
La implementación de este sistema tiene como objetivo mejorar la seguridad nacional, agilizar los procesos administrativos y ofrecer una experiencia más fluida a los clientes. Pero es, precisamente, en los 42 datos recogidos donde está buena parte de la polémica generada.
Desde ahora, deben quedar registrados estos datos del viajero :
- Nombre completo del huésped.
- Sexo
- Documento de identidad o pasaporte.
- Número de soporte del documento
- Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE)
- Nacionalidad
- Fecha de nacimiento
- Dirección completa de residencia habitual (incluida localidad y país)
- Teléfono fijo
- Teléfono móvil
- Correo electrónico
- Número de viajeros
- Relación de parentesco entre los viajeros (en el caso de que alguno sea menor de edad)
Y estos otros datos referidos a la transacción:
- Datos del contrato (fecha, número de referencia y firma
- Datos de la ejecución del contrato (fecha y hora de ingreso y salida
- Datos del inmueble (dirección completa, número de habitaciones y conexión a Internet)
- Datos del pago (tipo, identificación del medio usado, tipo de tarjeta y número, titular, fecha de caducidad de la tarjeta y fecha del abono).
Nueva Ley para el registro de viajeros en alojamientos. ¿Ventajas o inconvenientes?
Por supuesto, esa sería la gran pregunta acerca del Real Decreto 933/2021 y que ha puesto en alerta tanto a grandes cadenas hoteleras como a pequeños negocios de alojamiento turístico.
La idea principal que se encuentra tras esta ley es la de mejorar la trazabilidad de los viajeros en nuestro país. Al recopilar y disponer de información más exhaustiva, se busca facilitar el trabajo de las autoridades si fuese necesario investigar actividades sospechosas. O, llegado el caso, mejorar el control de la seguridad en el país.
Y, aunque todo esto parece razonable, la forma en que se pide que sean recopilados estos datos es lo que está generando tantos problemas y reacciones en contra.
A continuación, resumimos algunos aspectos que hemos detectado en esta normativa legal. Con ello, no queremos posicionarnos ni a favor ni en contra de ella. Sino aportar claridad a quienes tienen dudas o no saben cómo cumplirla de forma adecuada.
Factores a favor de la nueva normativa de registro de viajeros
1. Digitalización del proceso administrativo
El registro electrónico elimina la necesidad de gestionar grandes volúmenes de documentación en papel. Por lo que se podrían reducir los errores humanos y se agilizarían los procesos administrativos.
2. Mejora de la seguridad ciudadana
El envío de información se realiza en tiempo real a las autoridades policiales y de inmigración. Esto previene actividades ilícitas y asegura un mayor control acerca de quién se hospeda en los diferentes hospedajes.
4. Sostenibilidad
La digitalización del registro contribuye a la reducción del uso de papel. Por lo que se alinea con la sostenibilidad que se potencia en el sector.
Factores que juegan en contra de la ley para el registro de viajeros
1. Confusión generalizada e inseguridad jurídica
Una de las principales críticas que se ha hecho a la normativa es la falta de claridad respecto a cuáles son los datos exigibles y cuáles son los procedimientos exactos para su recopilación y envío. Esto la hace ambigua en muchos aspectos, puede dar lugar a diferentes interpretaciones y, por lo tanto, a posibles sanciones por incumplimiento.
2 – Incompatibilidad con la norma europea
Posiblemente, uno de los puntos más críticos que presenta el Real Decreto 933/2021 es su incompatibilidad con la normativa europea sobre privacidad y protección de datos. Según la Sentencia C-817/19 del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE), el tratamiento masivo de datos personales debe respetar los principios de proporcionalidad y minimización.
Y, precisamente ahí, reside uno de los puntos que más conflicto genera. Ya que esta normativa española exige la recopilación de una importante cantidad de datos. De los que algunos no tienen una justificación clara o superan lo estrictamente necesario para garantizar la seguridad por la que se solicitan. Y que deberán conservarse durante un plazo de tres años desde la finalización del servicio contratado.
3. Desventaja competitiva
Esta norma legal pone al sector turístico español en una situación de desventaja respecto a otros países de la Unión Europea. Destinos como Francia, Italia o Portugal no exigen a sus visitantes tanta información. Lo que puede hacer que el turista se decida por destinos menos exigentes en materia de información exigida.
4. Falta de adaptación tecnológica y aumento de la complejidad administrativa
La aplicación de esta normativa exige la implementación de sistemas automatizados para la recopilación y el envío, a las autoridades, de los datos recopilados. Pero, muchas empresas, sobre todo las pequeñas y medianas, no disponen esta infraestructura tecnológica y les supondrá una carga administrativa extra para la que no están preparadas.
Esto se complica cuando las empresas gestionan reservas y servicios de manera internacional.
O cuando operan en diferentes comunidades autónomas. Pues la distribución de competencias en materia de seguridad en España implica que las herramientas de registro varíen según el territorio. Por ejemplo, si una cadena hotelera opera en varias regiones podría tener que utilizar diferentes sistemas para cumplir con la normativa. Y eso añade complejidad y costes a su trabajo y gestión diaria.
Qué ocurre si un huésped se niega a facilitar sus datos personales
Como es de suponer, al tratarse del cumplimiento de una normativa legal, negarse a dar los datos personales para el registro de viajeros en agencias de viajes, hoteles, casas rurales, pisos turísticos y campings puede tener consecuencias graves. Tanto para el turista como para el establecimiento hotelero.
Las sanciones por parte del ciudadano pueden oscilar entre los 100 y los 30.000€, dependiendo de la gravedad de la infracción. Y pueden verse afectados quienes den datos erróneos intencionadamente o se nieguen a facilitarlos.
Por su parte, los propietarios y empresas que no recojan y gestionen bien estos datos también pueden ser sancionados. En este caso, las multas irían desde 600 a 30.000€.
Pero, ¿qué sucede si un cliente no quiere facilitar su número de teléfono, su número de tarjeta o cuenta bancaria o su dirección de residencia? ¿Se le puede negar la entrada al alojamiento por no proporcionar esos datos? La respuesta es: sí. Por supuesto, el establecimiento hotelero puede denegar el registro a quien no facilite los datos requeridos por ley.
Desde el sector hotelero se han elevado quejas ante una normativa legal que creen les perjudica. Y ya han propuesto alternativas que atenúen el impacto del Real Decreto 933/2021 en sus negocios. Y que, a la vez que, equilibren la seguridad y el control exigido por las autoridades con la viabilidad operativa de las empresas turísticas.
Desde Femar Asesores estaremos atentos a si hay cambios en la actual ley. O si, por el contrario, se mantiene en los términos actuales.
